Trwa wczytywanie strony. Proszę czekać...
Niedziela, 15 września. Imieniny: Albina, Lolity, Ronalda
14/12/2018 - 15:30

Trudno uwierzyć, że może istnieć taki biurokratyczny koszmar

Bywa, że zajmują powierzchnię stu metrów kwadratowych, albo i więcej. Pęczniejące z każdym rokiem akta pracownicze, które firma musi przechowywać w archiwach przez 50 lat, to zmora dla firm. Od nowego roku zmora będzie nieco mniejsza, bo zmieniają się przepisy. Dla wszystkich nowo zatrudnionych osób czas archiwizowania dokumentów skróci się do dekady.

- Takie długie przechowywanie akt pracowniczych jest nienormalne –skarżył się jeden z sądeckich pracodawców, u którego sterty akt pracowniczych, gromadzonych przez lata zajmują  powierzchnię stu metrów kwadratowych. - Uważam, że  jeśli od każdego zatrudnionego pracownika płacę podatek i ZUS, mam prawo oczekiwać, żeby państwo wzięło ten obowiązek na siebie - skarżył się jakiś czas temu na łamach "Sądeczanina".

Czytaj też Sądecka skarbówka poluje na weselne zespoły, kamerzystów i"czepkowe" nowożeńców?

Pęczniejące archiwa, które firma musi przechowywać przez 50 lat to prawdziwa zmora dla firm. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Nowy rok ma przynieść skrócenie biurokratycznego koszmaru. Od nowego roku dzięki projektowi e-akta pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Dodatkowo nowe prawo daje możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. Do tej pory takiej możliwości nie było.

Czytaj też Dlaczego widmo bankructwa wisi nad sądeckimi firmami transportowymi?

Nowe przepisy wymuszają nowy zakres danych które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

- Dane będą dotyczyć wypłaconych pracownikowi kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w danym miesiącu. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego - tłumaczy Anna Szaniawska, rzeczniczka małopolskiego oddziału placówki.   

Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości - dodaje Szaniawska.

Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

[email protected] fot.Jm

Jeśli zauważyłeś błąd w tekście, zaznacz fragment z błędem i wyślij do redakcji



Dziękujemy za przesłanie błędu