Koszmar? 50 lat firmy muszą trzymać akta pracownicze
Skróceniu może ulec także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
- Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Czytaj też Docisną śrubę pracownikom Biedronki i... Inspekcji Pracy
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął już przygotowania do elektronizacji akt pracowniczych. Właśnie ogłoszony został przetarg na modyfikację systemu Informatycznego pod kątem możliwości gromadzenia danych z akt pracowniczych.
- Chcemy rozstrzygnąć ten przetarg jeszcze przed wakacjami, tak by wykonawca miał pełne
6 miesięcy na przygotowanie naszego systemu informatycznego do pełnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej – deklaruje prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.
Czytaj też Idzie boom na ludzi po pięćdziesiątce na lokalnym rynku pracy
, Polska z obowiązkiem przechowywania papierowych akt przez 50 lat jest niechlubnym rekordzistą. Nigdzie indziej na świecie nie ma takich przepisów. We Francji firmy są zobowiązane do trzymania dokumentów tylko przez 5 lat, w Kandzie przez 3, a w odległym Singapurze tylko przez dwa lata.
[email protected] fot.Jm