Forum Ekonomiczne od kuchni. Tak się robi konferencję dla kilku tysięcy ludzi

Centrum dowodzenia znajduje się w Warszawie, w siedzibie Instytutu Studiów Wschodnich. Choć do startu tej jednej z największych i najbardziej prestiżowych europejskich konferencji zostało jeszcze ponad miesiąc, dla organizacyjnego teamu zaczęło się już ostatnie odliczanie.

Czytaj też Krynica już nie jest polskim Davos. Może tylko zaszlochać po Forum Ekonomicznym

Kiedy przyjeżdża się na Forum Ekonomiczne widać końcowy efekt.  Imponujące konferencyjne centrum, tysiące ludzi, niezliczone seminaria i panele. Kiedy trzeba wystartować, żeby z tym wszystkim zdążyć?

-Konferencja się kończy, a za tydzień, dwa patrzymy w kalendarz i podajemy wszystkim ważnym biznesowym partnerom datę kolejnej konferencji – mówi Mariola Berdychowska, dyrektor organizacyjny Forum, która ma swoje centrum dowodzenia w siedzibie Instytutu Studiów Wschodnich w Warszawie. 

Jak tłumaczy, praca wre na dwóch poziomach. - Z jednej strony zamykamy wydarzenie, a więc robimy  podsumowanie i rozliczanie, pisane są  raporty i sprawozdania, co z reguły kończy się w listopadzie, z drugiej,  trwają  już rozmowy na temat przygotowania do przyszłorocznej konferencji. Już w styczniu wszyscy nasi partnerzy wiedzą, że będziemy ich prosić o spotkania i odpowiedzi na naszą ofertę. Dla części zespołu to praca całoroczna – podkreśla Mariola Berdychowska.

Choć do startu tej jednej z największych i najbardziej prestiżowych europejskich konferencji, która z Krynicy przeniosła się do Karpacza, pozostał miesiąc, w Instytucie zaczęło się już ostatnie odliczanie. To najbardziej gorący czas,  bo trwa rejestracja gości. Wszystko musi chodzić jak w szwajcarskim zegarku.

Czytaj też Wielki przewrót, którego nie było na Forum Ekonomicznym w Karpaczu  

- Stały zespół organizacyjny Forum liczy ponad czterdziestu najlepszych i doświadczonych menadżerów i specjalistów –odsłania konferencyjną kuchnię Berdychowska. – To grupa podzielona na działy. Jest więc dział, który zajmuje się kompleksową organizacją. Kieruje nim dyrektor Julita Profiruk. 

W poszczególnych sekcjach tego działu opracowywane są zasady obsługi gości i prowadzone są prace w zakresie rejestracji uczestników, rezerwacji hoteli, przygotowania  i wyposażenia sal seminaryjnych, obsługi Forum przez tłumaczy i  obsługi technicznej. Cały rok pracuje sekcja informatyczna, transportowa i oczywiście informacyjna.

Na kilka miesięcy przed Forum dział organizacyjny się powiększa. Na czas najintensywniejszych przygotowań, dołączają do niego dodatkowi specjaliści.

- Dla nas pobyt gości zaczyna się od ich rejestracji. Uczestnicy konferencji  robią to sami z wykorzystaniem systemu elektronicznego – dodaje Mariola Berdychowska.  - W pierwszej kolejności rejestrują się ci, którzy otrzymali od nas zaproszenia,  przekazywane  uczestnikom  z Polski i zagranicy już od marca. 

Dla zajmującego się obsługą uczestników działu organizacyjnego to ogrom pracy. To najpierw opracowanie zasad, informatycznych narzędzi i uruchomienie rejestracji. Potem zgromadzone dane trzeba przełożyć  między innymi do konferencyjnych publikacji, także  do spersonalizowanych, elektronicznych identyfikatorów. Mają zdjęcia i kody kreskowe, co  umożliwia bezpieczne poruszanie się gości po terenie konferencyjnego centrum.

- Żeby zarejestrowani uczestnicy mogli otrzymywać konferencyjne informacje uruchamiamy  specjalny system informatyczny InfoForum, stworzony pod nasze potrzeby. Mają do niego dostęp goście, którzy zakończyli rejestrację  – tłumaczy dyrektor Berdychowska. -   Znajdą tam między innymi to wszystko, co  dotyczy programu, także tego, kto jest uczestnikiem Forum.  Można zapisać się na przejazd z Wrocławia do Karpacza. W InfoForum zamieszczamy też informacje o wydarzeniach kulturalnych i rekreacyjnych. Co ważne, system umożliwia też  komunikację między uczestnikami konferencji. Warto podkreślić, że  to system tworzony specjalnie dla Forum, co wyróżnia naszą konferencję – dodaje.

Już od 5 sierpnia zespół specjalistów od rejestracji zajmuje się  bieżącą obsługą uczestników konferencji. - W tym roku przygotowujemy się na 4,5 tysiąca gości i mediów oraz na ponad 2 tys. uczestników obsługujących wydarzenie – zdradza Mariola Berdychowska. ([email protected])