Faktury dla wszystkich, po nowemu, coraz bliżej. Nadchodzi koniec podatkowych przekrętów

E-faktury nie należy mylić z fakturą wystawianą już dzisiaj drogą elektroniczną.  Chodzi tutaj o wystawianie lub otrzymywanie dokumentu za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).  Choć ustawa wprowadzająca takie rozwiązanie obowiązuje od stycznia 2022, to na razie jest to dobrowolne. Obowiązkiem dla wszystkich stanie się od  lipca przyszłego roku.

Jak jest teraz?

Obecnie przedsiębiorca wystawia fakturę i przekazuje ją kontrahentowi w umówionej formie. Faktury należy archiwizować, na przykład na wypadek kontroli.  Obowiązkowy KSeF spowoduje, że schemat ten zostanie zmieniony. Przedsiębiorca wystawi e-fakturę tylko za pośrednictwem urzędowego KSeF, także jego kontrahent pobierze fakturę za pomocą tego systemu. Skarbówka będzie miała więc dostęp do wszystkich faktur bezpośrednio po ich wystawieniu.

Ten system z jednej strony ułatwi prowadzenie działalności gospodarczej poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów finansowo-podatkowych, z drugiej, przyspieszy też wykrywanie prób wyłudzenia podatku, co służy zmniejszeniu luki VAT.

Jak wygląda to dobrowolne korzystanie platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną? W wersji nieobligatoryjnej system zaczął funkcjonować w styczniu ubiegłego roku. Wcześniej dostępny był pilotaż. Wzrastająca liczba uwierzytelnień w środowisku testowym świadczy o tym, że zainteresowanie systemem e-Faktur rośnie wśród przedsiębiorców, którzy już wiedzą, że będą musieli zmierzyć się z kolejnym wyzwaniem związanym z wdrożeniem przepisów – komentuje doradca podatkowy Małgorzata Ostrowska-Krzewina z Ostrowska-Krzewina.  

czytaj też ZUS będzie oddawał pieniądze. Zostało tylko kilka dni. Trzeba się spieszyć ze złożeniem wniosku 

Na razie przedsiębiorcy testują nowe rozwiązanie

Na razie do możliwości technicznych nowego rozwiązania przedsiębiorcy podchodzą z ostrożnością. Wolą wypróbować możliwości wystawiania faktur w środowisku testowym, zanim zdecydują się na skorzystanie ze środowiska produkcyjnego. Według ekspertki, dopóki KSeF jest fakultatywny, większość przedsiębiorców woli testować oraz uczyć się nowych możliwości, niż niepotrzebnie ryzykować popełnieniem jakiegokolwiek błędu.

– Biorąc pod uwagę ilość firm działających w Polsce, liczba uwierzytelnień w środowisku produkcyjnym na trochę ponad rok przed ich obligatoryjnym wdrożeniem nie wydaje się spora. Przypuszczam, że w większym stopniu przygotowują się do elektronizacji fakturowania duże przedsiębiorstwa. Te mniejsze, o ile mają wiedzę na temat tego obowiązku, zostawiają jego wdrożenie na ostatnią chwilę – dodaje Ostrowska-Krzewina.

Jak wynika z danych przekazanych przez  resort Finansów, od października 2021 roku do połowy maja tego roku wystawiono prawie 64,7 mln próbnych faktur w środowisku testowym. Z kolei od  stycznia do końca kwietnia tego roku było ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym. To o 139,8 proc. więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku.  Wówczas było ich ponad 7,1 mln. Natomiast w całym 2022 roku takich przypadków stwierdzono przeszło 44,5 mln.

– Jeszcze do niedawna termin wdrożenia KSeF przewidywany był na  początek stycznia 2024 roku. Wzrost ilości uwierzytelnień z pewnością wynika ze zbliżania się terminu nowego obowiązku. Coraz więcej podatników jest już świadomych, z jakim wyzwaniem przyjdzie im się zmierzyć, wdrażając wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w systemie e-Faktur. Przedsiębiorcy przygotowują się stopniowo do wykonywania tego obowiązku, stąd coraz więcej uwierzytelnień w środowisku testowym – analizuje doradca podatkowy Małgorzata Ostrowska-Krzewina.

czytaj też Nie będzie już kolejek Ukraińców po pracę w Nowym Sączu? Idą zmiany  

Druga wersja e-Faktury i ministerialna promocja

Resort przewiduje wzmożony ruch w środowiskach testowych wraz z udostępnieniem od września  tego roku drugiej wersji struktury e-Faktury, która ma ułatwić podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania. Środowiska testowe zostaną odpowiednio zoptymalizowane, aby integratorzy mogli sprawnie z nich korzystać podczas zwiększonego obciążenia. Jak stwierdza Natalia Stoch-Mika, Ministerstwo Finansów zakłada, że przedsiębiorcy, księgowi, biura rachunkowe będą częściej korzystać ze środowiska testowego. Na powyższą wzmożoną aktywność na pewno wpłynie termin, w którym KSeF stanie się obowiązkowy. Tuż przed jego wprowadzeniem osoby, które jeszcze nie skorzystały ze środowiska testowego, zdecydują się na jego wypróbowanie.

– Środowisko testowe może wymagać jeszcze poprawek, zmian czy dostosowań, które okażą się niezbędne po wyciągnięciu wniosków z pierwszej fazy testowania KSeF. Biorąc pod uwagę fakt, że obecnie zainteresowanie systemem nie jest szczególnie duże, można się tylko zastanawiać, czy aktualna wersja byłaby w stanie już teraz obsłużyć większy ruch. Myślę, że teraz obawy co do funkcjonowania KSeF występują po obu stronach, zarówno przedsiębiorców, jak i Ministerstwa Finansów – dodaje Ostrowska-Krzewina.

Zdaniem ekspertów przedsiębiorcy nie są jeszcze gotowi na wprowadzenie KSeF. Znaczna część z nich nie przetestowała jeszcze funkcjonalności tego systemu. Ekspertka zwraca uwagę na przedłużenie terminu jego obligatoryjności. To z pewnością sprawiło, że wielu przedsiębiorców, księgowych i pracowników biur rachunkowych jeszcze nie sprawdziło tego rozwiązania. Uznali bowiem, że nie ma takiej potrzeby, skoro jest ponad rok do jego wprowadzenia.

– Fakt, że KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, stanowi oczywiście istotny czynnik w ocenie aktywności przedsiębiorstw w jego testowaniu. Nie jestem przekonana, czy wszyscy przedsiębiorcy mają świadomość tego, z czym dokładnie wiąże się obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Należy również mieć na względzie to, że właściciele firm mają wiele innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowości, w szczególności w pierwszej połowie roku – mówi Ostrowska-Krzewina.

czytaj też Niedaleko Nowego Sącza będzie nowy turystyczny hit. Poszły w ruch ciężkie maszyny [ZDJĘCIA] 

Nikt już nie zgubi i nie zniszczy faktury

Ponadto resort zapowiada, że po zakończeniu prac legislacyjnych nad projektem ustawy zintensyfikuje działania promujące KSeF. Jak zaznacza ekspertka, takie akcje doprowadzają do zwiększenia zainteresowania nowym rozwiązaniem. Tak też pewnie będzie i w tym przypadku. Przedsiębiorcy podchodzą jednak z pewną ostrożnością do tego typu inicjatyw podejmowanych przez państwo. W opinii ekspertki, prawdziwą zachętą do skorzystania z fakultatywnego KSeF może być krótszy termin zwrotu podatku VAT.

– Dzięki stosowaniu systemu nie ma możliwości zgubienia czy zniszczenia e-faktury. Podatnik ma pewność, że dokument zawsze dotrze do kontrahenta. Jednak implementacja narzędzi niezbędnych do wystawiania i przesyłania e-faktur wiąże się zaangażowaniem zasobów ludzkich i kapitału przedsiębiorstw. W obecnej sytuacji gospodarczej dla wielu firm może to być nadmiernym obciążeniem – podsumowuje doradca podatkowy Małgorzata Ostrowska-Krzewina.([email protected]) fot,jm