Zaloguj się
Biurokracja. Tony akt pracodawca trzyma przez 50 lat
-To duże obciążenie. Papier jest nietrwałym nośnikiem. Wiele dokumentów przechowywanych w profesjonalnych archiwach po 50 latach jest nieczytelnych. A firmy nie dysponują takimi dobrymi warunkami. Przy różnych kolejach losu 50 lat to okres strasznie długi. Przepis ten jest niepoważny, nienormalny – irytuje się Czesław Bogdański, prezes produkującej okna firmy sygnowanej własnym nazwiskiem.Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan od dawna zabiega o zniesienie tego przepisu. Te same dokumenty archiwizuje przecież ZUS.
- Podejmowaliśmy takie inicjatywy przed ministerstwem pracy, przed innymi resortami, które w różnym czasie zajmowały się deregulacją, zmniejszaniem obciążeń biurokratycznych, angażowaliśmy ministerstwo gospodarki, ministerstwo sprawiedliwości. Przedstawialiśmy problem i zwracaliśmy się z prośbą o podjęcie działań – mówi Grażyna Spytek –Bandurska, ekspert prawa pracy PKPP Lewiatan. – Kwestia tej bariery co roku pojawia się na naszej czarnej liście. Wymaga to nie pojedynczej zmiany przepisów, to kwestia systemowa.
- Przechowywanie akt pracowniczych to duży problem także ze względu na różnego rodzaju warunki atmosferyczne, Sądecczyznę nawiedzają powodzie, wyładowania atmosferyczne, do papierowych dokumentów mogą dostać się szkodniki. Takie długie przechowywanie jest nienormalne – mówi Czesław Bogdański. – Uważam, że płacąc od każdego zatrudnionego pracownika podatek i ZUS, w wysokości 62 proc. mam prawo oczekiwać, żeby państwo wzięło ten obowiązek na siebie.
Zmiany w prawie zmierzą w kierunku uproszczeń, zmniejszenia biurokracji. Mamy już jedno okienko, kiedy zakładamy firmę, honorowane są oświadczenia zamiast zaświadczeń, wprowadzana jest cyfryzacja. Może przyjdzie pora na zniesienie także tego wymogu.
- Przechowywanie takich dokumentów przez 50. lat jest bardzo kłopotliwe dla pracodawcy, przede wszystkim wtedy, kiedy zamknie działalność. Jeśli zadanie to zleci firmie zewnętrznej będzie ponosił koszty archiwizowania dokumentów także po zamknięciu działalności – dodaje Iwona Skocka, właścicielka agencji reklamowej ZaZa w Nowym Sączu. - Jeśli pracodawca zamknie działalność i zmieni adres zamieszkania, wtedy pracownik nie będzie w stanie go odnaleźć. W dzisiejszych czasach tego typu archiwizacje powinny być robione na serwerach państwowych i aktualizowane co kilka lat.
Iwona Skocka w ZaZie obecnie zatrudnia trzy osoby, jednak przez jej niewielką firmę do tej pory przewinęlo się siedem osób.
- Problemem jest długi czas przechowywanie. Dla małego pracodawcy zatrudniającego jednego pracownika czy kilka osób. Trudno oczekiwać, że taki pracodawca, osoba fizyczna będzie tak długo przetrzymywać te dokumenty. Dla dużych firm, w których jest duży stan zatrudnienia, problematyczne i kosztowne jest przechowywanie dokumentów, bo trzeba zorganizować do tego specjalne pomieszczenie – tłumaczy Spytek - Bandurska.- Dobrym przykładem są agencje pracy tymczasowej, które mają z tym ogromny problem. Ich specyfika działalności charakteryzuje się dużą rotacją pracowników.
Lewiatan walczy o skrócenie czasu przechowywania dokumentów, a także zmianę nośnika z papierowego na elektroniczny.
- Pewne rzeczy, takie jak gromadzenie dokumentacji powinny leżeć w gestii pracownika, niepotrzebnie jest to przerzucane na drugi podmiot. Gdyby tym podmiotem było państwo, nie byłoby w tym nic niestosownego, ale w sytuacji rozwoju sektora prywatnego powinna nastąpić racjonalizacja i zmiana wagi obciążeń –podsumowuje specjalistka Lewiatana. - Nasza aktywność w tej sprawie ostatnio została trochę wyciszona ze względu na fakt, że nie ma po stronie rządu zainteresowania podjęciem tego problemu.
- Podejrzewam, że w związku z wydłużeniem wieku pracowniczego wiele z tych dokumentów może ulec zniszczeniu, zginąć, państwo „pozbędzie” się wówczas takiego człowieka, nie będzie mu płacić emerytury – może o to właśnie chodzi – czarnowidzi Czesław Bogdański.
Anna Pawłowska
Fot. sxc.hu
